2024年（令和6年）1月から完全義務化がスタートした「電子取引のデータ保存」。これに伴い、多くの経営者や経理担当者の方が「結局、何をどうすればいいの？」「うちの会社は大丈夫？」と不安を感じているのではないでしょうか。
かつては「紙での保存」が原則だった日本の税務環境ですが、DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進とともに、電子帳簿保存法（電帳法）の内容は劇的に変化しています。この法律を正しく理解し対応することは、単なる法令遵守にとどまらず、業務効率化やコスト削減を実現する大きなチャンスでもあります。
本記事では、電子帳簿保存法の基礎知識から、絶対に押さえておくべき「3つの区分」について、前編・後編に分けて徹底的にわかりやすく解説します。
1. 電子帳簿保存法（電帳法）とは？ 制度の目的と背景
法律の定義：なぜ「電子データ」での保存が認められるのか
電子帳簿保存法（正式名称：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）とは、一言で言えば「税法で保存が義務付けられている帳簿や書類を、一定のルール（要件）を満たせば、紙ではなくデジタルのままで保存することを認める」法律です。
1998年の制定当初は非常に要件が厳しく、事前に税務署長の承認が必要であるなど、ハードルの高い法律でした。しかし、近年のIT技術の進歩や働き方改革、そしてペーパーレス化の必要性から、数度の大きな改正を経て、現在では多くの企業が導入しやすい制度へと進化しています。
なぜ今、注目されているのか？（2024年問題）
特に注目されているのは、2024年1月から「電子取引データの電子保存」が完全に義務化されたことです。これまでのように「メールで届いたPDF請求書を印刷して紙で保存するだけ」という運用は、原則として認められなくなりました。
この変化に対応できないと、青色申告の承認取り消しや追徴課税のリスクが生じる可能性があるため、すべての事業者にとって他人事ではない「急務」となっているのです。
2. 電子帳簿保存法を理解するための「3つの区分」
電子帳簿保存法の内容は、大きく分けて以下の3つのカテゴリに分類されます。これらを混同せずに整理することが、理解への最短ルートです。
１．電子帳簿等保存（自分で作るデータ）
２．スキャナ保存（紙でもらう書類のデータ化）
３．電子取引（データでもらう書類の保存）
それぞれの詳細を順番に見ていきましょう。
3. ① 電子帳簿等保存：自社で作成する帳簿・書類のデジタル管理
対象となる書類は？
電子帳簿等保存とは、コンピュータを使用して自社で作成した国税関係帳簿や決算関係書類を、そのままデータ形式で保存することを指します。
・帳簿の種類：仕訳帳、総勘定元帳、売上帳、仕入帳、現金出納帳など。
・決算関係書類：損益計算書、貸借対照表など。
・自社発行の控え：パソコンで作成した見積書や請求書を、取引先に紙で渡した際の「発行者側の控えデータ」。
保存の要件：正規の簿記の原則が鍵
データで保存できる帳簿は、正規の簿記の原則（一般に公正妥当と認められる会計の慣行）に従って作成されている必要があります。
さらに、改正により「優良な電子帳簿」という区分が設けられました。
・優良な電子帳簿：訂正・削除の履歴が残る、検索機能があるなどの厳しい要件を満たすもの。これを利用している場合、万が一申告漏れがあった際の過少申告加算税が5%軽減されるというインセンティブがあります。
・一般的な電子帳簿：最低限の要件を満たした、一般的な会計ソフトで作られた帳簿。
この区分は「任意」ですが、市販の多くの会計ソフト（クラウド会計など）は、すでにこれらの要件に対応しているものがほとんどです。
4. ② スキャナ保存：紙の書類を破棄してスペースを有効活用
対象となる書類は？
スキャナ保存とは、取引先から「紙」で受け取った領収書や請求書、あるいは自社が手書きで作成して紙で渡した書類の控えを、スキャナやスマートフォンで読み取ってデジタルデータとして保存することです。
・重要書類：契約書、領収書、請求書、納品書など。
・一般書類：見積書、注文書、検収書など。
導入のメリット：業務効率化とコスト削減
スキャナ保存を導入し、一定の要件（タイムスタンプの付与やクラウド保存など）を満たせば、原本である紙の書類を破棄することが可能になります。
・保存スペースの削減：重いファイルや段ボールを保管する倉庫費用やスペースが不要になります。
・検索性の向上：過去の取引を調べたいとき、棚からファイルを探す手間がなくなり、パソコン上で一瞬で検索できます。
・テレワークの推進：紙を見に会社へ行く必要がなくなり、在宅での経理業務が可能になります。
改正により、以前は必要だった「税務署長への事前承認」が不要になったため、企業の任意のタイミングでいつでも始められるようになりました。
5. ③ 電子取引：【最重要】すべての事業者に課された義務
電子取引とは何を指すのか？
電子取引とは、紙のやり取りを一切介さず、最初から最後までデータで完結する取引のことです。
具体例としては以下のようなものが挙げられます。
・メールでのPDF請求書や領収書の授受
・Amazonや楽天などのECサイトからの領収書ダウンロード
・SaaS（クラウドサービス）上で発行・受領される請求書
・EDI取引（専用システムによる電子データ交換）
・法人カードやETCの利用明細データ
「印刷して保存」はもう通用しない
ここが最も重要なポイントですが、電子取引で受け取ったデータは、データのまま保存することが法律で義務付けられました。
「ITは苦手だから、メールのPDFを印刷して綴じておけばいい」という運用は、2024年1月からは認められません（※激変緩和措置として猶予が認められるケースもありますが、原則はNGです）。
保存の2大要件：真実性と可視性
データを保存する際には、以下の2つのルールを守る必要があります。
１．真実性の確保（改ざん防止措置）：
・タイムスタンプが付与されたデータを受け取る。
・もしくは、受け取った後に速やかにタイムスタンプを付与する。
・または、訂正・削除履歴が残るシステム（クラウドストレージ等）で保存する。
・あるいは、不当な訂正削除を防止する「事務処理規定」を作成して運用する。
２．可視性の確保（検索要件）：
・「日付・金額・取引先」の3項目で検索できるようにしておく必要があります。
・ファイル名に「20241225_11000_〇〇〇〇株式会社.pdf」といった形式で名前を付けて管理するか、索引簿（Excel等）を作成して管理する必要があります。
6. まとめ：電子帳簿保存法対応は「守り」から「攻め」へ
電子帳簿保存法と聞くと、「手続きが面倒」「法改正が厳しい」といったネガティブなイメージを持つかもしれません。しかし、本質的には、日本全体のビジネスを紙からデジタルへシフトさせ、生産性を向上させるための法律です。
今回ご紹介した3つの区分を整理すると以下の通りです。
| 区分 | 概要 | 対応の性質 |
| 電子帳簿等保存 | 会計ソフト等で作る帳簿の保存 | 任意（推奨） |
| スキャナ保存 | 紙でもらった書類をスキャン保存 | 任意（推奨） |
| 電子取引 | メール等で届いたデータの保存 | 義務（全事業者対象） |
まずは義務化されている「電子取引」の対応を確実に行い、その流れで「スキャナ保存」や「電子帳簿保存」を取り入れることで、社内のペーパーレス化を一気に進めるのが理想的な流れです。
後編の予告：具体的な要件と「対象外」になるケース
次回の後編では、今回解説した3つの区分のさらに詳細な「保存要件」や、電子帳簿保存法の「対象外」となってしまう帳簿・書類の落とし穴、そして具体的なシステム選びのポイントについて詳しく解説していきます。
「うちは小規模だから免除される特例はあるの？」「ファイル名のリネーム作業を自動化する方法は？」といった、より現場に近い疑問にお答えしますので、ぜひ続けてご覧ください。
